Nieuwsitem

Jouw goede inkoopvoornemens

Ga jij het komend jaar inkoop eens ‘stevig op de kaart’ zetten? Het wordt immers hoog tijd dat die eigenwijze interne klanten inzien hoe belangrijk inkoop eigenlijk is. Dat ze onderkennen dat professionele inkoop veel toegevoegde waarde levert met maximale ‘bottom line impact’. Dat het daarom belangrijk is dat ze jou al in een vroeg stadium betrekken bij hun inkoopvraag en niet pas vlak voor het plaatsen van de bestelling. Waarbij dan niet als uitgangspunt geldt ‘u vraagt, wij draaien’. Dat moet en kan anders.

 

Om dat te bereiken ga je vaker de business ‘challengen’. Oftewel kritische vragen stellen over de door hun gevraagde aanschaffingen. Is het wel echt nodig? Kan het niet goedkoper? Waarom vraag je een Mercedes als een Dacia je ook prima van A naar B kan brengen?

 

Daarnaast breng je nogmaals het, door de directie goedgekeurde, inkoopbeleid onder hun aandacht. Daarin staat toch duidelijk dat een inkoper betrokken moet worden bij alle aanschaffingen boven een bepaald bedrag. Je maakt hen ook meteen duidelijk dat afwijken van dat geautoriseerde beleid niet langer door inkoop getolereerd zal worden; bij afwijking volgt een non-compliance rapportage aan hun baas. Dat zal ze leren.

 

Of toch niet? De bovenstaande aanpak wordt al vele jaren door vele inkoopafdelingen geprobeerd. En het werkt zelden tot nooit. Dus als dit jouw goede inkoopvoornemens voor 2019 waren, dan heb ik hieronder voor jou een paar suggesties voor voornemens die wel werken.

 

  1. Stop met jouw collega’s ‘interne klanten’ te noemen. Het zijn geen klanten, het zijn collega’s. door hen als ‘klant’ te benoemen, creëer je een ‘ik-jij’ relatie; ik leverancier, jij klant. Terwijl je, met het oog op samenwerking, graag een ‘wij’ relatie met jouw collega’s wilt hebben. Een gemeenschappelijk doel. (Je mag wel als ‘klant’ over ze blijven denken, als je dat doet om je te realiseren dat je een klant alleen iets kan verkopen als hij dat wat jij verkoopt ook graag wil hebben, niet omdat jij het graag kwijt wilt).
  2. Stop met het verkondigen dat inkoop over geld gaat. Probeer alle termen die aan geld gerelateerd zijn te vermijden. Zoals kosten, kostenbesparing, spend, prijzen etc.

    Ten eerste gaat inkoop nooit primair over geld, het gaat primair over prestaties. Daar zoek je namelijk een leverancier voor, want je kunt of wilt het zelf niet doen. En die leverancier gaat dat niet ‘gratis’ doen, dus ja, dat kost geld.

    Ten tweede moet je je realiseren dat van een gemiddelde organisatie slechts zo’n 5% van de medewerkers een financiële verantwoordelijkheid heeft (budgethouderschap). 95% dus niet. Denk je dat die 95% van de collega’s het ook maar iets kan schelen wat iets kost als ze het graag willen hebben (vooropgesteld dat het budget het toelaat). Beter te duur dan niet te koop.

    Het is natuurlijk niet politiek correct om te roepen dat het kostenaspect jou niets kan schelen. Dat zullen ze dus ook niet snel doen. Maar zo denken ze er wel over en handelen daar dan ook naar. Je kunt hen beter aanspreken over inkoopgebieden die hen wel interesseren, zoals beschikbaarheid, waarde creatie en risico beheersing.
  3. Stop met het gebruiken van ‘grote spend’ als uitgangspunt voor het bepalen van prioriteiten voor verbetering (vergeet de 80/20 regel; who cares?). Ga op zoek naar inkooppakketten waar jouw collega’s problemen mee hebben. Waar flexibiliteit nodig is, maar niet wordt geboden. Wanneer je collega’s van problemen afhelpt, mag je morgen terugkomen.
  4. Begin met het maken van vrienden. Doe moeite voor anderen. Verdiep je in hun belevingswereld, doelstellingen, uitdagingen, problemen, interessegebieden, verjaardagen. Vraag niet “wat kan ik voor jullie doen”, maar kom, op basis van jouw verdieping in hun achtergrond, met concrete voorstellen. “Ik zie dat jullie met project X bezig zijn waarbij de leveranciersprestatie van cruciaal belang is voor het succesvol afronden van dat project. Zou het voor jullie interessant zijn als ik dit of dat voor jullie doe”? Maar moeite doen is ook gewoon eens langs gaan voor een kopje koffie en een babbel. Verkopers snappen dit al veel langer.

Tenslotte zou een goed voornemen natuurlijk kunnen zijn om een opleiding of training bij InkoopAcademie te komen volgen. Maar die open deur zal ik niet intrappen.

 

Veel inkoopsucces in 2019.