Waarom heeft een contract eigenlijk een looptijd? Want als iets lekker gaat, wil je eigenlijk niet stoppen. En als het slecht gaat wil je ook niet doorgaan. Toch?
Maar waarom sluiten wij dan allemaal contracten die een vaste einddatum hebben?
Even voor alle duidelijkheid, ik heb het hier over contracten waarvan de resultaten van de te leveren prestaties zo belangrijk voor je zijn, dat je er contractmanagement voor wilt inrichten. Ik bedoel dus niet het eerste de beste contract voor toiletpapier (tenzij je in toiletpapier handelt natuurlijk of klanten jou geld geven omdat je zulk fijn toiletpapier op het hoofdkantoor hebt).
Zelfs met ‘partners’ sluiten wij contracten voor bepaalde tijd. Dit zijn dan organisaties waarmee wij expliciet aangeven langdurig en vooral intensief te willen gaan samenwerken. In de praktijk kom ik veel zogenaamde contracten voor onbepaalde tijd tegen, die dat in werkelijkheid niet zijn. Het zijn gewoon eenmalig vastgelegde spelregels met een jaarlijkse herziening van de prijslijst, vaak door te indexeren. En in de spelregels is dan vastgelegd dat het contract op ieder willekeurig moment kan worden ontbonden, met inachtneming van twee maanden opzegtermijn. In theorie is dat dan eigenlijk een contract voor twee maanden; dat is de minimale zekerheid die je de leverancier biedt
Maar wat is nu de motivatie achter deze ‘eindigheid’ van contracten? Als belangrijkste drijfveer zie ik ‘angst’. Wij zijn bang dat door de geboden zekerheid, de leverancier niet ‘scherp’ blijft. Bang dat wij kansen in de markt missen. Bang dat wij te lang vastzitten aan leveranciers of zelfs afhankelijk van hen worden. Bang om afspraken te moeten maken over zaken die we eigenlijk nog niet weten.
Terwijl dit allemaal aspecten zijn die door het maken van goede afspraken prima af te dekken zijn. Vooraf. Duidelijke afspraken over hoe uit elkaar wordt gegaan. Hoe dan wordt omgegaan met investeringen, afschrijvingen en gerelateerde kostprijscalculaties. Dit dwingt je om vooraf heel open met leveranciers over kosten en marge (en niet over prijzen) te praten.
Het dwingt je ook om contracten daadwerkelijk te managen op basis van ‘tevredenheid’, en minder op basis van vooraf opgestelde kpi’s. Want wat gisteren als kpi nog kon leiden tot tevredenheid bij jouw collega’s (die ermee moet werken), kan morgen wel tot teleurstelling leiden. Wat drijft die tevredenheid bij die collega’s? Als je dit op orde hebt, zijn contracten voor onbepaalde tijd geen enkel probleem.
Vergelijk het allemaal eens met een huwelijk. Daarin geldt ook dat je huwelijkse voorwaarden het beste voorafgaand aan de trouwdag opstelt. En dat je niet pas in het echtscheidingsconvenant een en ander prettig probeert te regelen. Dat wordt dan erg lastig.
En wie van de gehuwden onder jullie is getrouwd voor 10 jaar met twee keer de optie tot een jaar verlenging, afhankelijk van de tevredenheid over de geleverde prestaties. En wie heeft dan ook nog een jaarlijkse toets op marktconformiteit ingebouwd? Precies.