De inkoopprofessional als financieel ethisch geweten van de organisatie.
Gedurende de afgelopen decennia, hebben inkopers dit aapje stevig op hun eigen schouder gezet. Het idee is dat door kritische vragen aan de ‘business’ (lijnorganisatie) te stellen over hun behoefte, we hen scherp houden qua kosten en we kostenbewustzijn creëren. Inkoop gaat volgens de diepgewortelde traditionele opvattingen immers over geld en besparen, en dat is de verantwoordelijkheid van de inkoopprofessional.
Denk jij nu werkelijk dat jouw collega’s daar echt op zitten te wachten? Dat zij het prettig vinden om ‘gechallenged’ te worden? Dat zij de volgende vragen oprecht waarderen?
“Weet je wel zeker dat je dat nodig hebt?”
“Kan dat niet met iets wat we al hebben?”
“Waarvoor wil je het dan gaan gebruiken?”
“Het kan toch ook wel met iets wat veel goedkoper is. Toch?”
“Weet je moeder wel dat je hier bent?”
Denk je dat het hen zal motiveren om intensief met jou samen te werken? Dat ze jou dan vroegtijdig bij inkoopvraagstukken gaan betrekken? Of acht je de kans groot dat ze alles in het werk zullen stellen om jou zoveel mogelijk te ontwijken?
Vergelijk het eens met het volgende voorbeeld:
Stel dat jij onderdeel uitmaakt van een gezin met vier gezinsleden. Je moeder, je vader, jij en jouw vijf jaar jongere broertje. Nu jij de mooie leeftijd van achttien jaar hebt bereikt, vinden jouw ouders je volwassen genoeg om de verantwoordelijkheid voor jouw broertje te dragen terwijl zij een lang weekendje weg gaan. Vol vertrouwen geven ze jou de huishoudportemonnee met daarin genoeg geld voor een lang weekend boodschappen. “Zorg goed voor je broertje en doe verstandige dingen met het geld. Wij vertrouwen je”. En weg zijn ze.
Maar net voor ze achteruit de oprit afrijden, draait je vader het raampje open en roept jouw kleine broertje bij zich. “Knul, wil jij je grote zus even in de gaten houden met de huishoudknip. Stel kritische vragen bij uitgaven die zij wil doen. Zorg dat ze het geld verstandig uitgeeft”, zegt hij alvorens ze elektrisch zoevend de straat uit te glijden.
Tijdens het winkelen de volgende dag, pak jij een grote zak Doritos uit het schap; jouw favoriete merk. “Zou je niet een huismerk kiezen, dat is namelijk stukken goedkoper”, hoor je jouw broertje opwerpen. Wat doe je? Neem je zijn advies ter hand, of zeg je dat hij zijn mond moet houden? Daarna volgen nog vergelijkbare opmerkingen over de cola en de cornflakes. Wat denk je, neem je je broertje de volgende dag weer mee met boodschappen doen, of laat je hem lekker thuis en doe je het rustig in je eentje?
Precies!
Hoe anders is dit dan het gedrag van vele inkopers in relatie tot budgethouders? Inkopers staan duidelijk een hiërarchisch trapje lager dan de budgethouders en blijkbaar heeft management vertrouwen in hen uitgesproken door hen juist dat budget toe te vertrouwen.
Als management al twijfels heeft over de manier waarop de budgethouders omgaan met het beschikbaar gestelde budget, dan zouden juist zij hèn moeten aanspreken; niet de inkopers.
Dus stop met het vervelende kleine broertje te spelen. Help je grote zus juist met het maken van de verantwoorde keuzes door te laten zien welke mogelijkheden er zijn en wat de consequenties zijn van andere keuzes. Hoe mooi is het voor je zus als zij na het lange weekend trots aan pa en ma kan laten zien dat jullie beiden prima verzorgd zijn geweest en dat er zelfs nog wat geld over is. Want uiteindelijk zijn het haar keuzes en dus haar besparingen. Niet de jouwe. Het is zeker een stuk minder frustrerend om op deze manier te werken en zeker veel leuker voor jou.